88 mails reçus en moyenne par jour nous amènent à consulter notre messagerie environ 5 heures par jour et a être interrompu toutes les 10 minutes par un nouvel email. Et si l’entreprise sans email était la solution ?
88 mails par jour ! C’est la moyenne des emails reçus par Français au quotidien. Cette infobésité est source de stress et d’inefficacité au travail.
Pour rééduquer les collaborateurs à un meilleur usage de l’email, chez MyJob.Company, nous utilisons une messagerie instantanée et des outils de travail collaboratif. D’autres entreprises, comme notre client Priceminister ont mis en place des journées sans emails…
Ces actions permettent d’observer une amélioration du dialogue entre collègues, une diminution du stress causé par les emails et une meilleure productivité.
Une idée à creuser pour améliorer l’Expérience Employé ?
L’infobésité est source de stress
Dihya, auditrice en témoigne : “Je reçois 30 à 50 mails par jour en moyenne. Cette année j’ai pris 5 semaines de vacances et la gestion des mails au retour à été compliquée…près de 400 mails en attente !”
La surcharge ‘pondérale’ de notre boîte mail entraîne des sentiments d’angoisse, de frustration et d’impuissance. Est-ce réellement ce que nous désirons pour nos employés ?
Comment exiger d’eux qu’ils assimilent la quantité astronomique d’informations reçues chaque jour ?
L’infobésité est source de mal-être au travail.
Dihya poursuit “C’est toujours un moment stressant d’ouvrir sa boîte mail et de voir le nombre d’emails reçus à traiter. Et toujours un soulagement quand il y a écrit pas de nouveaux emails non lus.”
« Dans notre startup nous écrivons 30 % de mails en moins »
Si réduire le nombre global d’emails apparaît comme une évidence, il est nécessaire de trouver des moyens alternatifs de faire circuler l’information.
L’une des réponses que nous avons apportées dans notre startup est d’utiliser une technologie de messagerie instantanée comme Slack.
« Nous ne sommes pas une entreprise sans email, mais nous tendons vers cela : MyJob.Company et Le Lab RH utilisent Slack pour les échanges quotidiens. Notre estimation est que cela a réduit l’utilisation des e-mails de 30%. » affirme Boris Sirbey.
Maria, Talent Manager, confirme “Je reçois une moyenne de 20 mails par jours, ce qui est tout à fait raisonnable. Les mails ne sont pas une source de stress. Ainsi j’utilise Slack comme réseau social interne, je trouve l’outil génial pour ça. Je l’utilise également avec des clients ce qui me permet d’obtenir des réponses plus rapidement.”
Lucile, community manager, utilise l’outil “pour des questions courtes et nécessitant une réponse simple (et rapide). Sur Slack, je peux me permettre de ne pas mettre les formes, c’est plus efficace.”
Autre piste à explorer : changer notre état d’esprit concernant l’email et limiter cette pression de la “réponse immédiate”.
Culture de l’urgence contre slow management
Dihya illustre parfaitement cette culture de la réponse immédiate : “Idéalement à la fin de la journée mon inbox doit être la plus vide possible. (…) Je me laisse 24h max pour répondre à un émail : soit pour traiter le point soit pour dire que j’accuse bonne réception de la demande et que je vais répondre mais que j’ai besoin de temps.”
Comme elle, les cadres passeraient 5 heures par jour à consulter leur messagerie** créant ainsi une pression constante à répondre vite.
Priceminister, l’un de nos clients, a ainsi mis en place une demi-journée par mois sans emails. Une manière de réapprendre à fonctionner autrement et d’accorder sa juste place à cet outil.
Travailler autrement, consiste notamment réapprendre à gérer les dossiers importants en priorité et pas nécessairement les urgences des autres.
Limiter le travail en zapping
Work issues: woman overloaded with stuff at work
Un employé est interrompu toutes les 10 minutes*** par un nouvel email. Comment se concentrer efficacement dans ces conditions ?
Pourtant, parvenir à se déconnecter pour effectuer une tâche complexe est mille fois plus efficace que d’être continuellement interrompus et donc déconcentré. Le travail fragmenté fait perdre du temps et de la productivité. Réapprenons à ne travailler que sur une tâche à la fois !
Remplacer les emails par… une discussion
Limiter les envois d’emails améliore la communication : les échanges directs permettent de limiter et/ou de résoudre plus directement les conflits, d’éviter les interprétations et d’ajouter la couche d’informations non verbales impossible à transmettre à l’écrit.
Dihya confirme “l’échange par mail implique une absence de ton qui laisse parfois penser que la personne en face est sèche ou contrariée…Et puis, il n’est pas possible de mettre des smileys au boulot pour adoucir le ton !”
Pour ces échanges plus informels, le tchat reste une solution idéale « De façon générale les messageries instantanées tendent à l’emporter en termes d’usage sur tout le reste (réseaux sociaux ou e-mails) du fait de leur caractère immédiat et plus chaleureux. » précise Boris Sirbey. Et effectivement, avec un tchat, on se permet des échanges plus détendus.
L’entreprise sans emails, ou avec moins d’emails permet donc d’améliorer l’expérience au quotidien des collaborateurs. Dans cette optique, les messageries instantanées ou réseaux sociaux d’entreprise sont des outils efficaces.
Pour favoriser la collaboration, les outils de partage de l’information permettent de mettre à disposition les info essentielles pour tous et les outils de travail collaboratif permettent de favoriser la collaboration et la créativité.
En définitive, moins de mails en entreprise est une manière finalement assez simple d’améliorer l’Expérience Employé !
* source Radicati Group, mars 2015
** 5,6 heures en France et 5,4 heures en Europe étude Adobe, août 2015
*** 43 % des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes et 31 % avouent être distraits dans leur travail. (Créfac)